Club Altisys : Monsieur Martin de Charentenay bonjour, vous êtes responsable, pour la France, du service Crédit management, de la trésorerie et du risk management. Comment est organisé le credit management dans la société Bostik ?
Martin de Charentenay : Notre équipe est composée de 4 personnes, pour 4000 clients actifs et environ 15.000 factures émises par an. Notre typologie de clients engendre beaucoup de factures à bas montant. Sur le plan organisation, l'administration des ventes nous communique en amont les informations relatives aux clients, ainsi que les conditions et délais de règlement accordés. Un portefeuille clients a été attribué à chaque agent de relance. Ils ont à charge l'ouverture du compte client, la validation des commandes en fonction de l'encours client et le recouvrement.
Notre organisation est assez traditionnelle. Nous centralisons les règlements et le recouvrement et communiquons aux commerciaux les retards de règlements de leurs clients, via la solution de diffusion automatique de documents Esker. Nous nous appuyons également sur un relais de communication interne, avec Lotus Note. Altisys nous permet d'extraire les situations des factures échues par compte client et de les envoyer automatiquement aux équipes commerciales à cadencement régulier. La communication entre les services est une composante essentielle de l'optimisation du recouvrement.

Quel était le besoin et depuis combien de temps ?
En 2001, la société Bostik a vécu une fusion. Les effectifs dans le service crédit management n'ont pas augmenté. Pourtant il fallait gérer une augmentation de plus de 50% du volume de comptes clients. Nous nous sommes équipés d'un progiciel de gestion de la relance client sous Access, pour faire face à notre nouvelle charge de travail. Cet outil GRCAO posait quelques soucis, notamment car nous étions sur une base de données Oracle. Nous avions obtenu de bons résultats sur le plan de la réduction des délais de règlement. Mais en 2005, le support Access n'était plus satisfaisant. Conscients de l'évolution technologique des progiciels du marché, nous avons décidé de migrer vers un nouvel outil nous garantissant des technologies plus puissantes et pérennes.

Quelle a été la méthode de sélection de l'outil ?
Nous avions une méthodologie structurée et nous savions de quelles fonctionnalités nous avions besoin, étant déjà utilisateur d'un progiciel de recouvrement. Nous avons bâti un cahier des charges et l'avons soumis à plusieurs éditeurs du marché. La société Altisys avec qui nous travaillions déjà avec leur outil sous Access et deux autres candidats.

Pourquoi avoir choisi Altisys ?
Nous avions de bonnes relations avec l'équipe de développement et de consultants Altisys. L'avantage qu'ils avaient sur les autres éditeurs, c'est qu'ils maitrisaient notre environnement de travail et nos méthodologies. Leur analyse était juste. Ils ont répondu dans un délai raisonnable et avec un prix compétitif. Notre choix a vite était fait. D'autant que l'implication capitaliste du groupe Recofact spécialiste du recouvrement, dans Altisys, nous assurait une pérennité de l'éditeur et donc du produit.

Comment s'est déroulé le projet d'implémentation ? Quelle a été sa durée ?
Il s'agissait d'une migration de GRCAO à Altisys. C'était une évolution de technologie dans un projet de réduction des délais de paiement déjà existant. Le projet a donc été mené à terme en 3 mois, sans dysfonctionnements dans le cadre de travail de nos équipes.

En parlant de vos équipes, comment les aviez-vous impliquées dans le projet ?
Nous les avions consultées en amont du changement d'outil. Les utilisateurs ont été actifs sur Altisys dès la phase de formation. Ils étaient habitués à une méthodologie de travail. Raison pour laquelle, il n'y a pas eu de problème significatif dans la mise en place, ni dans l'adoption du produit. La continuité entre les deux outils était bien étudiée.

Quels résultats avez-vous obtenu ?
Le logiciel Altisys est un véritable saut technologique, sur le plan de la fiabilité de l'outil et de ses possibilités d'évolution. Nous avions déjà obtenu de bons résultats avec GRCAO, en termes de réduction des retards de règlements. Altisys nous a permis d'optimiser la gestion des arriérés à plus de 120 jours d'échéance. Vous savez, le vrai challenge est de faire fonctionner le duo outil/utilisateur. Et nous l'avons relevé ! Les équipes utilisent Altisys au quotidien. Ils ont un confort de travail beaucoup plus grand que par le passé et a fortiori la productivité en découle. Je pense qu'en utilisant toutes les fonctionnalités du progiciel Altisys nous pourrions encore améliorer notre fonctionnement et faire rentrer le cash plus vite. Pour cela, il faudrait former les équipes aux fonctions périphériques du produit.

En conclusion ?
Altisys est un produit abordable tant du point de vue technique que sur l'aspect coût. Un échange plus fourni via le club utilisateur serait de nature à mieux utiliser le produit.